Dažādos kolektīvos notiek svētku svinēšana, tāpēc ar padomiem, kā labāk sagatavoties darba ballītei, dalās “Banketērijas” mārketinga speciāliste Agnese Puriņa.
Ja liela uzņēmuma izklaides pasākuma plānošana prasa samērā lielus laika resursus, tad neliela uzņēmuma ballītes sagatavošana pirmajā brīdī šķiet samērā vienkārša: tā sakot, tas jau tikai pašiem un “tuvākajiem draugiem” jeb labākajiem sadarbības partneriem un labākajiem klientiem. Tomēr, plānojot arī it kā nelielu pasākumu, vēlams pievērst uzmanību vairākiem būtiskiem faktoriem, lai cerēto svētku vietā nav jāpiedzīvo negaidīti misēkļi.
1.Dalībnieki un viesi.
Plānojot ballīti, svarīgi saprast, vai to apmeklēs tikai uzņēmuma darbinieki vai uz pasākumu tiks aicināti arī uzņēmuma klienti, sadarbības partneri u.tml. Darbinieku svētku pasākumu, protams, var plānot krietni brīvāk, jo tā organizēšanas veiksmes vai neveiksmes būs redzamas tikai kolēģiem. Taču, ja uz pasākumu tiek aicināti arī klienti vai sadarbības partneri, tad jāņem vērā, ka visas organizēšanas veiksmes vai neveiksmes jau kļūs par uzņēmuma tēla sastāvdaļu, kas veidos klientu un partneru priekšstatu par uzņēmumu. Tāpēc šajos gadījumos ar īpašu novatorismu jābūt uzmanīgiem. Ja darbinieku svētku un izklaides pasākumā lielāku akcentu var likt uz komandas saliedēšanas aktivitātēm, tad, aicinot klientus vai partnerus, jau tiešām nopietni jāapsver izklaides programma, tostarp ņemot vērā partneru un klientu personīgās īpašības un iespējamo reakciju uz izklaides piedāvājumu.
2.Stils.
Būtiski saprast, kādā stilā pasākums iecerēts: vai tā ir klasiska darbinieku kopā sanākšana un aktualitāšu pārrunāšana kā neliela atelpa ārpus ikdienas saspringtā ritma, vai tā ir tiešām īsta tematiska ballīte, kas katram dalībniekam prasa iejusties kādā svētkiem raksturīgā tēlā, piemēram, kļūt par stilizētu Lieldienu zaķi, Krāsainās olas kundzi vai kungu u.tml. Apsverot iecerētās ballītes stilu, jāizvērtē gan uzņēmumā ierastais korporatīvās komunikācijas un uzvedības stils, gan arī darbinieku vecums, atraktivitāte, gatavība iesaistīties utt., jo, ja no, piemēram, 20 darbiniekiem tikai divi būs gatavi ietērpties maskās, viņi pasākuma laikā visticamāk jutīsies neērti.
3.Formāts.
Jebkuru svētku pasākumu var rīkot atbilstoši klasikai – svinīgas uzrunas, nelielas uzkodas un atturīgi izklaides pasākumi, piemēram, kāds priekšnesums. Taču ir kolektīvi, kuros iecienītas trakulīgas ballītes kā labu rezultātu, darījumu svinēšana ar spēlēm, rotaļām, humoru.
4. Telpa.
Būtiska nozīme ir svinību vietai – vai pasākums tiek rīkots kādā uzņēmuma telpā, vai svaigā gaisā, piemēram, uzņēmumam ir savs dārzs, pagalms vai cita piemērota vieta, vai ballītes svinēšanai tiek īrētas speciālas telpas. Ja pasākums notiek ārā, tad būtiski padomāt par pajumtes iespējām lietus gadījumā. Jo, kā zināms, nav sliktu laika apstākļu, ir tikai nepiemērots apģērbs – šo teicienu var attiecināt arī uz vietas izvēli un noformēšanu.
5.Ballītes vietas noformēšana.
Noformējums ir ļoti būtiska izklaides pasākuma sastāvdaļa, jo rada noskaņu. Ar tā palīdzību var radīt gan ļoti atturīgu, gan jautru un rotaļīgu atmosfēru. Ja pasākums iecerēts kā oficiāls, tad arī noformējumu var veidot atturīgu, bet, ja ballīte iecerēta kā kolektīva “dullošanās”, tad vēlams arī noformējumu veidot tādu, kas atraisa, “velk” uz jokiem u.tml. Domājot par noformējumu, svarīgi izvēlēties par muzikālo noformējumu atbildīgo personu – pat, ja diskus visi dalībnieki sanes paši, kādam tie ir jāmaina; pat, ja mūziku atskaņo no Youtubes, arī dziesmu saraksti kādam ir jāmaina.
6.Trauki.
Visbiežāk uzņēmumu rīcībā nav pietiekamā skaitā svētku un izklaides pasākumam nepieciešamo šķīvju, glāžu, galda piederumu u.tml. Šo jautājumu var risināt dažādi. Var īrēt traukus. Var izlīdzēties ar vienreizlietojamiem galda piederumiem. Var vienoties, ka katrs dalībnieks kādu daļu nepieciešamo trauku atnes no mājām. Taču, izvērtējot šo aspektu, vēlams padomāt ne tikai par ekonomiskajiem nosacījumiem, bet arī par to, kā konkrētie trauki iederēsies kopējā pasākuma stilā, kā atbildīs uzņēmuma tēlam un kā tos uztvers svētku dalībnieki.
7.Ēdieni, dzērieni un apkalpošana ballītes laikā.
Ēdienus un galda klāšanu, protams, var pasūtīt ārpakalpojumā. Taču to var sarūpēt arī pašu spēkiem, piemēram, groziņu veidā. Tāpat svarīgi saprast, vai pasākums būs bez alkohola, vai ar alkoholu. Svarīgi šo ziņu arī aiznest līdz darbiniekiem, lai nav tā, ka viens nāk uz visu gatavu, savukārt cits centies sagatavot groziņu. Svarīgi padomāt arī par apkalpošanu pasākuma laikā – kas notiek ar netīrajiem traukiem, kurš rūpējas par tīriem traukiem, kā notiek tukšo un pilno šķīvju nomaiņa, vai pasākumā ir oficiants.
8.Pasākuma scenārijs.
Dažādos kolektīvos ir dažādas korporatīvās tradīcijas. Tās vēlams ņemt vērā, plānojot pasākuma scenāriju. Piemēram, vai darbinieki būs gatavi iesaistīties atraktīvās spēlēs un citās izdarībās, vai tomēr labāk neaizrauties ar speciāli organizētu izklaidēšanas programmu, bet tā vietā labāk nodrošināt vieglu fona mūziku vai priekšnesumus, kas paralēli cilvēkiem ļauj vienkārši parunāties, īpaši, ja svētkus kopā svin kolēģi vai partneri, kam svarīgi tikties klātienē un neformāli pārrunāt darba lietas.
9.Dāvanas.
Katrā svētku pasākumā, protams, svarīga loma ir dāvanām. Taču te nav runas tik daudz par dāvanu materiālo vērtību, lai gan pasākumu, protams, var izmantot arī publiskai labāko darbinieku uzslavēšanai vai prēmēšanai. Dāvanas var būt oficiālas un atturīgas, bet tās var būt arī personiskas, pašu gatavotas. Attiecībā uz Lieldienu svinēšanu nešaubīgi labākās dāvanas būs olas – kopīgi krāsotas, kopīgi vārītas, dažādās spēlēs un savstarpējās apdāvināšanās iesaistītas.
10.Uzņēmuma vadības runas un uzrunas.
Darba neformālo ballīti var lieliski izmantot uzņēmuma vadības vēstījumu nodošanai darbiniekiem. Tā var būt pateikšanās par kopīgi lieliski paveiktu projektu. Tā var būt iepazīstināšana ar jauniem uzdevumiem un jaunu mērķu noteikšana. Tā var būt gan klasiskā uzņēmuma vadītāja sākuma uzruna, bet tās var būt arī vairākas īsākas runas, kas iekļautas pasākuma scenārijā un sasaucas ar spēlēm, olu kaujām u.tml.
