1. Ar ko tu riskē?
Protams, tev pašai ir vislabāk zināms, tieši kā būtu jārīkojas – citādi jau tu nebūtu ieņēmusi priekšnieces amatu vai kļuvusi par projekta vadītāju. Un tu vairāk par visiem uztraucies par uzņēmuma vai projekta labo slavu. Tieši tāpēc – no bailēm, ka kaut kas varētu noiet greizi – tu sadedzini sevi, uzņemoties simts un vienu uzdevumu, ko pavisam mierīgi varētu uzticēt arī citiem. Milzīgais darba apjoms un pārslodze var novest pie tā, ka tev vairs neatliks laika apdomāt svarīgus lēmumus un dažreiz pat nepietiks spēka šos lēmumus pieņem. Un pamazām tavi padotie sāks pierast, ka tu pati vienmēr visu pārbaudi, izlabo viņu kļūdas un galu galā visu izdari viņu vietā.
2. Kāpēc tas ir nepieciešams citiem?
Darba pienākumu deleģēšana, izsakoties zinātniski, nozīmē nodot uzdevumus un pilnvaras darbiniekiem, kuri uzņemas atbildību par kāda konkrēta darba izpildīšanu. Tas nozīmē, ka tu dod uzdevumu, nozīmē atbildīgo personu un pēc tam pieprasi no viņa rezultātu. Bet pati šajā laikā nodarbojies ar augstāka līmeņa uzdevumiem – analīzi, darba plānošanu, stratēģijas izstrādāšanu. Atceries, ka parasti attiecīgās nozares speciālisti daudzus jautājumus var atrisināt daudzreiz labāk nekā tu pati. Tavi padotie līdz ar zināmu rīcības brīvību iegūs arī iespēju realizēt savu radošo potenciālu, izjust komandas darbu un apliecināt savu kreativitāti. Tātad profesionāli pilnveidot sevi.
3. Ko darīt un ar ko sākt?
Ceļš uz jebkura mērķa sasniegšanu sastāv no vairākiem posmiem – jautājumiem, kurus atrisinot tu vari nokļūt pie vēlamā rezultāta. Piemēram, lai noorganizētu korporatīvu ballīti uzņēmuma darbiniekiem un lielākajiem klientiem, ir nepieciešams izstrādāt scenāriju, ir jāatrod piemērotas telpas, jāizvēlas vakara vadītājs, izklaides programma, zāles dekorācijas, ēdieni un dzērieni, dāvanas viesiem, ielūgumi, transports utt., tātad jānodrošina viss nepieciešamais, lai pasākums izdotos vienkārši nevainojams. Pēc tam, kad tu esi izstrādājusi rīcības plānu, ir nepieciešams formulēt uzdevumus:
Kas ir jāizdara? Kādam ir jābūt rezultātam?
Kā to izdarīt? Kādi resursi un palīdzība būs nepieciešama?
Kādos termiņos jāiekļaujas? Kad vajadzētu sākt un kad pabeigt?
Un pats svarīgākais – kurš būs izpildītājs?
4. Ja tu nē, tad kurš?
Ņem vērā, ka ne visus darbus var uzticēt visiem darbiniekiem. Ir lietas, kuras jebkurā gadījumā ir jāizdara pašam priekšniekam (skat. sadaļu Pat nedomā!). Visos pārējos gadījumos pirms izšķirošā lēmuma uzdod sev pāris jautājumus:
Vai ir cilvēks, kura pienākumos ietilpst konkrētais uzdevums? Ja ir – tad uzreiz skaidrs, kuram tiks uzticēts šis pienākums. Jā nē, tad seko jautājums:
Vai ir nepieciešama tava klātbūtne, lai atrisinātu šo uzdevumu? Protams, augsta līmeņa tikšanās laikā, piemēram, ar uzņēmuma lielākajiem klientiem, vai līgumu noslēgšanā tava klātbūtne ir obligāta. Vai ne? Bet citos gadījumos atbildi sev uz jautājumu:
Kas to varētu izdarīt tavā vietā? Kuram ir pietiekami daudz zināšanu, pieredzes, autoritātes un galvenais – ieinteresētības?
5. Katrs saņem pēc nopelniem
Sadalot pienākumus, padomā par katra uzdevuma raksturu: svarīgāko uzdevumu uztici visatbildīgākajam darbiniekam, steidzamāko – cilvēkam ar vislielāko pieredzi, ne tik svarīgu, bet steidzamu – jaunam darbiniekam (ja viņš iejutīsies asistenta lomā, viņam būs daudz vieglāk apgūt ko jaunu), bet ne tik steidzamu un mazāk svarīgu darbu – kādam, kas patiešām to vēlas darīt (lai viņu vairāk motivētu).
Izvirzot konkrētus uzdevumus, tev ir skaidri jādefinē:
Kas tieši ir jāizdara.
Kādu rezultātu tu sagaidi.
Ar kādiem resursiem (cilvēku un materiālajiem) var rēķināties.
Kas uzņemas atbildību – kurus lēmumus var pieņemt uzdevuma izpildītājs pats un kurus viņam obligāti jāsaskaņo ar tevi.
Kritēriji, pēc kuriem tu novērtēsi padarīto.
Tavs pienākums nebūt nav – detalizēti aprakstīt, tieši kā tu vēlies, lai tiktu izpildīts konkrētais uzdevums. Tieši otrādi, pēc tam, kad esi iepazīstinājusi savus darbiniekus ar vispārējo rīcības plānu un uzticējusi katram kādu konkrētu uzdevumu, pajautā, kā viņi plāno to realizēt, un uzmanīgi uzklausi visus. Tā tu varēsi pārliecināties, vai cilvēki tevi ir pareizi sapratuši, un jūs vēlreiz varēsiet pārrunāt uzdevuma grūtākos un problemātiskākos aspektus.
6. Izjūti situāciju
Būtībā darbu deleģēšana ir atbildības uzticēšana. Pirmkārt, tev pašai ir jābūt pilnīgi pārliecinātai par to – ka uzdevums ietilpst darbinieka pienākumos un ka viņš spēs ar to tikt galā. Tomēr iespējams, ka darbinieki ne vienmēr piekritīs tavam lēmuma. Lūk, vairākas pazīmes, kas varētu par to liecināt:
Žesti: ja cilvēks ieņem "noslēgtu" pozu (piemēram, sakrusto rokas, kājas), mēģina norobežoties, rauc pieri, neskatās acīs, neapzināti ar plaukstu pieskaras savai mutei vai degunam.
Vārdi: izteicieni "Nu, es nezinu", "Varbūt varētu pamēģināt", "Bet ja nu tas neizdosies" un citas tamlīdzīgas frāzes, kas maskē to, ka viņš nepiekrīt šādam lēmumam.
Izjūtas: ja būsi pietiekami vērīga, tu sajutīsi, ka cilvēks nav ar kaut ko apmierināts, viņš it kā ir uzpūties, viņa skatiens ir "izdzisis".
Ja tu nepievērsīsi uzmanību šīm niansēm, projekts galu galā var vienkārši izgāzties. Labāk būtu mierīgi izrunāt visus "par" un "pret", kopīgi vienojoties par vislabāko uzdevuma risinājumu. Ja cilvēks kaut ko dara piespiedu kārtā, tad rezultāts visticamāk būs neapmierinošs. Parādi savam padotajam, ka tu ļoti labi redzi, ka viņš kaut kam nepiekrīt un pajautā, tieši kur ir problēma: "Tu kaut kā neizskaties īpaši iepriecināta. Pastāsti, kas ir noticis?", "Kāpēc tu tik smagi nopūties?", "Tu klusē. Vai tevi kaut kas neapmierina?". Visticamāk, tu izdzirdēsi argumentus, kas tev palīdzēs pieņemt pareizo lēmumu.
7. Turi roku uz pulsa
Pēc tam, kad visi ir sapratuši, kas ir jāizdara un kas par ko ir atbildīgs, tavs uzdevums ir kontrolēt un virzīt uz priekšu darba procesu. Tas nozīmē, ka ir jānodrošina efektīva atgriezeniskā saikne. Sastādi grafiku sapulcēm, kuru laikā katram būs jāiesniedz atskaite par izdarīto (reizi nedēļa būs pavisam pietiekami). Bet, ja ir ļoti stingri termiņi (piemēram, jānoorganizē korporatīvā ballīte), tad, jo straujāk tuvojas plānotais pasākums, jo vairāk apspriediet darba gaitu – tiecieties biežāk, bet uz īsāku brīdi. Tavs uzdevums ir turēt roku uz pulsa un savlaicīgi palīdzēt ar labu padomu. Tomēr mēģini atturēties no kārdinājuma atkal pati darīt visus darbus – it īpaši, ja kāds no padotajiem tieši to no tevis gaida! Un mēģini bez īpašas vajadzības neiejaukties darba procesā.
8. Izdari secinājumus
Rīkojumi un uzdevumi, kuru liktenis nevienu neinteresē, nav pat graša vērti. Un priekšnieku, kurš regulāri aizmirst pats par saviem uzdevumiem un pienākumiem, pavisam drīz neviens vairs neuztvers nopietni. Par katru izdarīto darbu vajadzētu vai nu uzslavēt, vai arī (ja rezultāts nav apmierinošs) izteikt kritisku piezīmi. Tā ir neatņemama darba procesa sastāvdaļa. Galvenais nepārvērst to par savstarpēju apvainošanu. Tātad:
mēģini runāt mierīgi, bez liekām negatīvām emocijām – jo nekļūdās tikai tas, kas neko nedara;
analizē tikai faktus, nevis apspried darbinieka personības un rakstura īpatnības;
pavisam skaidri pasaki – ko tu gaidīji, kas ir izdarīts un kāda ir starpība;
pastāsti, ka tev ir vajadzīga nevis attaisnošanās, bet gan paskaidrojumi – kāpēc rezultāts nav tāds, kā bija plānots. Ja pieļauta kļūda, pajautā, kā cilvēks plāno šo kļūdu izlabot;
visbeidzot, paziņo, kāds būs atalgojums par padarīto darbu (vai arī izsaki objektīvas kritiskas piezīmes par pieļautajām kļūdām – bet mierīgi, bez liekām negatīvām emocijām).
Atceries, ka atbildība (gan par projekta veiksmi, gan izgāšanos) ir jāuzņemas visiem projektā iesaistītajiem cilvēkiem. Pie tam, katram ir jāuzņemas 100% atbildība! Pasaki to saviem padotajiem jau projekta sākumā – jo tikai tad, kad katrs pilnībā ir atbildīgs par rezultātu, darbs būs efektīvs. Kāda nianse: ja projekts ir izgāzies, tad gudrs vadītājs vienmēr pats uzņemsies atbildību par neveiksmi. Bet, ja projekts būs veiksmīgs, slavas laurus atdos tam, kurš šajā darbā ir ieguldījis vislielāko enerģiju un radošo aktivitāti. Tieši pēc šādas rīcības "lielie priekšnieki" varēs saprast, ka patiesībā tu esi viena no viņiem.
Teksts: Ērika Bērziņa
